Het AI-beleid is het kortste document in een ISO 42001-systeem en het document dat het vaakst verkeerd wordt geschreven, omdat de makkelijke versie het informatiebeveiligingsbeleid met andere zelfstandige naamwoorden is. Die versie leest plausibel en beantwoordt de verkeerde norm: een AI-managementsysteem vraagt in paragraaf 5.2 om een beleid dat past bij waarvoor het bedrijf AI gebruikt, het kader voor de AI-doelstellingen geeft, zich verbindt aan de geldende eisen en aan het verbeteren van het systeem, gedocumenteerd, gecommuniceerd en beschikbaar is en, anders dan zijn 27001-tegenhanger, zegt hoe het naast de andere beleidsdocumenten van de organisatie staat. Drie maatregelen uit bijlage A dragen dezelfde drie ideeën: A.2.2 vraagt het beleid, A.2.3 de afstemming ervan op de andere beleidsdocumenten, A.2.4 de beoordeling ervan. Dit artikel leest de paragraaf voor een softwarebedrijf, zet de tien secties uiteen die een AI-beleid van twee pagina's draagt, noemt de plichten van de AI-verordening die het beleid moet vermelden en de ene classificatie die het niet mag maken, somt op wat een auditor aanmerkt, en beschrijft de gratis pagina die het beleid uit elf antwoorden in zes talen schrijft.

Wat de paragraaf vraagt, en waar het verschilt van het beveiligingsbeleid

Vier van de dingen die paragraaf 5.2 vraagt gaan over de inhoud en drie over de omgang ermee, en de inhoud is waar het AI-beleid zich losmaakt van het beveiligingsbeleid. Passend bij het doel betekent dat het beleid noemt waarvoor het bedrijf AI werkelijk gebruikt, supporttriage of contractbeoordeling of codehulp, en of het de systemen bouwt of die van anderen gebruikt, omdat de plichten verschillen. Het kader voor de doelstellingen betekent dat het beleid zegt welke doelstellingen van paragraaf 6.2 het stelt, en een AI-doelstelling gaat over beoogd gebruik, effect, menselijke beoordeling, herkomst van gegevens, incidenten en geletterdheid in plaats van over vertrouwelijkheid en beschikbaarheid. De toezegging aan de geldende eisen is waar de regelgeving binnenkomt, want de AI-verordening legt een aanbieder en een gebruiksverantwoordelijke plichten op die geen enkel beveiligingsbeleid noemt. En de afstemming op de andere beleidsdocumenten is een eigen sectie: een AI-systeem is nog steeds een informatiesysteem onder het beveiligingsbeleid, zijn gegevens zijn nog steeds gegevens onder het gegevensbeschermingsbeleid, zijn aanbieder is nog steeds een leverancier onder het leveranciersbeleid, en het AI-beleid moet zeggen wat er gebeurt waar ze elkaar lijken tegen te spreken. De omgang is dezelfde als in 27001: gedocumenteerd onder paragraaf 7.5 met een eigenaar, een versie en een goedkeuring, gecommuniceerd zodat een nieuwe medewerker kan zeggen wat het van hem vraagt, en op verzoek beschikbaar voor een klant of een auditor.

De tien secties van een kort AI-beleid

Doel: waarvoor het bedrijf vandaag AI gebruikt en wie verantwoordelijk is, in één alinea die de toepassingen noemt. Toepassingsgebied: welke systemen, de gebouwde, gekochte, ingebouwde of bediende, en welke mensen. Standpunt: het handjevol zinnen dat het beleid tot dat van het bedrijf maakt, dat AI wordt gebruikt waar het werk beter wordt en zijn gedrag kan worden uitgelegd, dat elk systeem een verklaard beoogd gebruik en een genoemde eigenaar heeft, dat een mens een uitkomst die een persoon raakt kan beoordelen en terugdraaien, dat het effect wordt beoordeeld vóór het vertrouwen en opnieuw bij verandering, dat persoonsgegevens alleen op een vastgelegde rechtsgrond worden gebruikt, en dat gegenereerde inhoud wordt gemarkeerd en gecontroleerd. De uitgesloten toepassingen: de beslissingen die het bedrijf niet aan een systeem overlaat, opgeschreven zodat de beslissing bestaat, hoe vanzelfsprekend ze ook lijkt. Verantwoordelijkheid: wie het beleid draagt en goedkeurt, wie het systeem dagelijks beheert, en dat elk systeem een eigenaar in de inventaris heeft. Doelstellingen: drie tot vijf meetbare regels. De geldende eisen: de sectie hieronder. De verhouding tot de andere beleidsdocumenten: ernaast, niet in plaats van, met een route voor conflicten. Communicatie en beschikbaarheid: onboarding, de geletterdheidsmaatregelen en beschikbaarheid op verzoek. Beoordeling: de cyclus en de drie aanleidingen, een wezenlijk nieuwe capaciteit, een veranderd doel, een verschoven regelgevende positie.

De plichten van de AI-verordening die het beleid noemt, en het ene dat het niet mag zeggen

De sectie over de eisen is kort en concreet. De AI-geletterdheidsplicht van artikel 4 bindt elke aanbieder en gebruiksverantwoordelijke, dus verbindt het beleid het bedrijf ertoe iedereen die een systeem bedient of erop vertrouwt de kennis te geven die de rol vereist, en verwijst het naar het geletterdheidsregister dat dat aantoont. Waar het bedrijf systemen bouwt, verbindt het zich aan de aanbiedersplichten zoals ze gelden voor de classificatie van elk systeem en aan de toezeggingen die het doet aan de klanten die ze inzetten; waar het systemen van anderen gebruikt, aan de plichten van de gebruiksverantwoordelijke en aan de gebruiksinstructies van de aanbieder op wie het vertrouwt. Waar het tekst, beelden of code genereert, gelden de transparantieplichten van artikel 50 voor wat het bouwt of gebruikt. Waar het persoonsgegevens verwerkt, geldt het gegevensbeschermingsrecht, de effectbeoordeling inbegrepen waar de verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt. En voor elk systeem verbindt het beleid zich tot een vastgelegde vaststelling of het een hoog risico vormt onder de AI-verordening, gedaan op de feiten van dat systeem en bewaard bij zijn inventarisvermelding. Wat het beleid niet mag doen, is die vaststelling zelf maken: een zin als "onze systemen vormen geen hoog risico" is een juridische conclusie over feiten die het beleid niet kent, en een auditor leest hem precies zo. De hoogrisicovaststelling is een eigen pagina, per systeem, en de grondrechteneffectbeoordeling volgt waar het antwoord ja is.

De fouten die een auditor aanmerkt

Het beveiligingsbeleid met andere zelfstandige naamwoorden, dat geen standpunt over AI, geen uitgesloten toepassingen en geen inventaris heeft. "Verantwoorde AI" als bijvoeglijke naamwoorden, zonder doelstelling die kan worden gemeten en zonder iets in de directiebeoordeling dat haar meet. Een classificatie in het beleid, hoog risico of niet, voor alle systemen tegelijk uitgesproken. Geen route voor een persoon die door een uitkomst wordt geraakt naar een mens die haar kan terugdraaien, in een bedrijf waarvan de systemen mensen raken. Zwijgen over generatieve AI in een bedrijf waar iedereen die gebruikt. Geen zin over hoe het beleid naast het beveiligings-, gegevensbeschermings- en leveranciersbeleid staat, zodat het eerste conflict wordt beslecht door wie het opmerkt. En de gebruikelijke drie: geen goedkeuring, geen communicatiebewijs, geen beoordeling sinds de eerste versie. Elk is een bevinding bij de eerste audit, en elk wordt vermeden door de tien secties te schrijven en te dateren.

Wat ermee te doen

Beantwoord de elf vragen op de gratis pagina: waarvoor het bedrijf AI gebruikt, of het systemen bouwt, die van anderen gebruikt of beide, of uitkomsten beslissingen over mensen beïnvloeden, of de systemen persoonsgegevens verwerken, of het generatieve AI gebruikt, de toepassingen die het uitsluit, wie het systeem beheert, wie het beleid goedkeurt, de beoordelingscyclus en de doelstellingen die het gaat meten. De pagina schrijft de tien secties in gewone woorden, noemt de plichten van de AI-verordening die de antwoorden vereisen en de vaststelling die elk systeem nog nodig heeft, en zegt hoe het beleid naast de andere staat. Bewerk het tot het klinkt als het bedrijf, laat de goedkeurder het ondertekenen en dateren, publiceer het waar elke nieuwe medewerker het leest, en begin met de inventaris en de effectbeoordelingen die het belooft. StandardOS schrijft het AI-beleid en het effectbeoordelings-, datagovernance- en leveranciersbeleid eronder uit dezelfde antwoorden, geversioneerd, en maakt van de inventaris, de beoordelingen en de geletterdheidsregistraties regels en data; de maatregelen van bijlage A zeggen in de woorden van StandardOS wat elk van de drie beleidsmaatregelen vraagt.