Klokkenluiders: hebt u een intern meldingskanaal nodig?

Voor wie het geldt

Elke werkgever is melders vertrouwelijkheid en bescherming tegen represailles verschuldigd. Een kanaal is verplicht voor elke publieke entiteit en voor private vanaf 50 werknemers. Zonder drempel ook onder de handelingen van deel I.B en II van de bijlage.

De data

De nationale wet moest op 17 december 2021 in werking zijn, en op 17 december 2023 voor private entiteiten met 50 tot minder dan 250 werknemers.

Het ene wat u moet doen

Richt het kanaal en de procedure in, bevestig elke melding binnen zeven dagen, geef binnen drie maanden feedback, registreer en neem geen represailles.

Wie een intern kanaal nodig heeft, en vanaf wanneer

De data zijn die waarop de nationale wet in werking moest zijn, artikel 26. De wet van elke lidstaat kan eerder ingaan of meer vragen.

De procedure, artikel 9

Artikel 9, lid 1, somt op wat de procedure voor interne melding en opvolging omvat, en artikel 9, lid 2, hoe een melding kan worden gedaan. In de woorden van de richtlijn:

• 9(1)(a) kanalen voor het ontvangen van meldingen die door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden beschermen en waartoe niet-gemachtigde personeelsleden geen toegang hebben;
• 9(1)(b) een bevestiging van ontvangst van de melding aan de melder, binnen zeven dagen na die ontvangst;
• 9(1)(c) de aanwijzing van een onpartijdige persoon of afdeling die bevoegd is voor de opvolging van de meldingen, en die dezelfde persoon of afdeling kan zijn als de persoon of afdeling die de meldingen ontvangt, en die de communicatie met de melder zal onderhouden en deze zo nodig nadere informatie zal vragen en feedback zal geven;
• 9(1)(d) een zorgvuldige opvolging door de in punt c) bedoelde aangewezen persoon of afdeling;
• 9(1)(e) een zorgvuldige opvolging van anonieme meldingen, indien het nationale recht daarin voorziet;
• 9(1)(f) een redelijke termijn om feedback te geven, van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen nadat de melding is gedaan;
• 9(1)(g) het verstrekken van duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de procedures voor externe meldingen aan bevoegde autoriteiten krachtens artikel 10 en, in voorkomend geval, aan instellingen, organen en instanties van de Unie.
• 9(2) 2. De in lid 1, onder a), bedoelde kanalen bieden de mogelijkheid om schriftelijk of mondeling te melden. Mondelinge melding is mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen, en op verzoek van de melder door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.

Registratie, artikel 18

Elke ontvangen melding wordt geregistreerd, niet langer dan nodig. Een opgenomen gesprek, een niet-opgenomen gesprek en een ontmoeting worden elk op eigen wijze vastgelegd. De melder kan het transcript of verslag controleren, corrigeren en ondertekenen.

18(1) 1. De lidstaten zorgen ervoor dat juridische entiteiten in de private en de publieke sector en bevoegde autoriteiten een register bijhouden van elke ontvangen melding, in overeenstemming met de in artikel 16 vastgelegde geheimhoudingsvereisten. Meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is om te voldoen aan de vereisten die door deze richtlijn zijn opgelegd of aan andere bij Unie- of nationaal recht opgelegde vereisten.

Wat elke werkgever verschuldigd is, ongeacht de omvang

Deze plichten gelden met of zonder kanaal: ze beschermen de melder en de mensen om hem heen.

• 16(1)Bescherm de identiteit van de melder
• 17Verzamel geen overbodige persoonsgegevens
• 19Neem geen represailles tegen melders
• 21(5)Onderbouw elke maatregel tegen een melder
• 23(1)Ken de sancties voor belemmering en represailles
• 24Sluit deze rechten niet uit in contracten of beleid

De gebieden van de bijlage waar omvang niet telt

Artikel 8, lid 4, heft de drempel van 50 werknemers op voor entiteiten onder de handelingen die deze delen van de bijlage noemen. De gebieden, in de woorden van de richtlijn:

• I.B financiële diensten, producten en markten, en voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
• II.A financiële diensten, producten en markten, en voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
• II.B veiligheid van het vervoer
• II.C bescherming van het milieu

Een richtlijn, via het recht van elke lidstaat

Richtlijn (EU) 2019/1937 werkt via de wet waarmee elke lidstaat haar heeft omgezet. Die kan verder gaan, met een kanaal voor kleinere entiteiten of anonieme meldingen die moeten worden opgevolgd. Elke staat heeft er een. De tabel noemt de wet die een werkgever in de private sector bindt, zoals elke staat die aan de Commissie heeft meegedeeld, gelezen op 18 oktober 2026.

In Oostenrijk, België en Duitsland kan voor een openbare instantie in plaats daarvan een wet van een deelstaat, gewest of gemeenschap gelden. Het register vermeldt die ook. Alle maatregelen die elke staat meedeelde, op EUR-Lex

Gelezen uit Richtlijn (EU) 2019/1937 in het Publicatieblad op 18 oktober 2026: de geconsolideerde tekst van 30 december 2024, met de rectificaties gecontroleerd en de wijzigingshandelingen bekeken. EUR-Lex

Vragen die mensen stellen

We hebben 40 werknemers. Hebben we een meldingskanaal nodig?

Niet volgens de richtlijn zelf, tenzij u onder de handelingen van deel I.B of II van de bijlage valt, artikel 8, lid 4. Uw nationale wet kan er na een risicobeoordeling toch een eisen, artikel 8, lid 7.

Hoe snel moeten we op een melding reageren?

Bevestig de ontvangst binnen zeven dagen, artikel 9, lid 1, punt b). Geef feedback binnen drie maanden na de bevestiging, of na afloop van die zeven dagen als er geen was, punt f).

Mag een externe partij het kanaal voor ons beheren?

Ja. Artikel 8, lid 5, laat een derde het beheren, met dezelfde waarborgen als de entiteit zelf. Vertrouwelijkheid, feedback en het aanpakken van de inbreuk blijven uw plichten.

Moeten we anonieme meldingen aanvaarden?

De richtlijn laat dat aan elke lidstaat over, artikel 6, lid 2. Waar de nationale wet het eist, worden anonieme meldingen zorgvuldig opgevolgd, artikel 9, lid 1, punt e).

Kan StandardOS de meldingen zelf bewaren?

Nee, en dat probeert het ook niet. Een melding en de identiteit van de melder horen in een kanaal waar alleen bevoegde personeelsleden bij kunnen, artikel 9, lid 1, punt a), en artikel 16, lid 1. StandardOS houdt de procedure en de plichten bij.

Zie ook:Gratis toolsArtikelen